承德科技管理工程學(xué)校學(xué)生檔案管理規(guī)定（試行）
轉(zhuǎn)自:河北省農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校承德市分校|http://m.redesign.org.cn/ 作者：學(xué)生辦|cdngx@cdngkj.cn 更新時(shí)間：2016-12-30 點(diǎn)擊數(shù)：47
2016年1月1日
第一章 總則
第一條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的以個(gè)人為單位組成的書面材料，是國(guó)家和社會(huì)選拔任用人才的重要依據(jù)，也是人事檔案形成的基礎(chǔ)，為加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的科學(xué)和規(guī)范化管理，根據(jù)學(xué)生檔案形成和管理的特點(diǎn)，并參照國(guó)家《中華人民共和國(guó)檔案法》結(jié)合我校實(shí)際特制定本制度。
第二條 學(xué)生檔案工作由學(xué)生管理科負(fù)責(zé)管理，由招生就業(yè)辦、各班主任、學(xué)生管理科、教務(wù)處負(fù)責(zé)提供檔案的具體內(nèi)容。
第三條 在學(xué)生檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保學(xué)生檔案的連續(xù)、完整與安全。
第二章 學(xué)生管理科檔案管理員工作職責(zé)
第四條 學(xué)生檔案的管理職責(zé)：
（一）保管學(xué)生檔案為學(xué)校和社會(huì)積累個(gè)人檔案史料；
（二）收集和整理學(xué)生檔案材料；
（三）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；
（四）辦理學(xué)生檔案的提取，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；
（五）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（六）制定、完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度；
（七）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案管理工作。
第三章 學(xué)生檔案管理范圍、歸檔內(nèi)容及歸檔時(shí)間
第五條 學(xué)生檔案的管理范圍：
（一）我校學(xué)生檔案；
（二）學(xué)生未畢業(yè)，因某種原因離校的學(xué)生檔案（休學(xué)、退學(xué)、留學(xué)、服役、開(kāi)除學(xué)籍、死亡學(xué)生的檔案，積存無(wú)處轉(zhuǎn)遞的檔案）；
（三）學(xué)生畢業(yè)后，未找到工作等原因滯留的檔案，免費(fèi)保留兩年。
第六條 學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容：
（一）招生材料：學(xué)校招生辦公室負(fù)責(zé)提供入學(xué)新生備案檔案（紙介檔案）；
（二）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)處、班主任提供的學(xué)籍成績(jī)總表、思想小結(jié)、軍訓(xùn)小結(jié)、思想道德考核表、畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定表；
（三）學(xué)籍材料：教務(wù)處提供的休學(xué)、保留入學(xué)資格、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等材料證明；
（四）畢業(yè)材料：學(xué)生管理科提供就業(yè)報(bào)到證附聯(lián)；
（五）獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生管理科提供學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的國(guó)家級(jí)、省級(jí)或校級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種表彰材料（如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等評(píng)審證明材料）；
（六）處分材料：學(xué)生管理科提供學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律等形成的各類處分原始材料；
（七）體檢材料：由學(xué)校招生辦提供新生入學(xué)體檢表；
第七條 學(xué)生檔案的歸檔時(shí)間
（一）新生入學(xué)注冊(cè)后一個(gè)月內(nèi)將新生檔案收齊后移交學(xué)生管理科；
（二）新生入學(xué)后，檔案未能及時(shí)到達(dá)的，由學(xué)生本人到原教育管理部門或?qū)W校索取，必須在三個(gè)月內(nèi)移交學(xué)校學(xué)生檔案室；
（三）學(xué)生的獎(jiǎng)（懲）材料到該生畢業(yè)前歸檔；
（四）學(xué)籍成績(jī)總表、思想小結(jié)、軍訓(xùn)小結(jié)、思想道德考核表、畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定表均由各班主任在學(xué)生離校前統(tǒng)一歸檔（每年的五月份和十一月份）；
第四章 學(xué)生檔案歸檔材料的要求
第八條 凡應(yīng)歸檔的學(xué)生檔案，必須做到：
（一）必須是辦理完畢的正式文件材料；
（二）必須完整齊全，真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，寫明承辦單位及時(shí)間；
（三）必須手續(xù)完備，凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章。組織鑒定、審查結(jié)論（復(fù)查結(jié)論）、處分決定組織考核形成的綜合材料等，須經(jīng)本人見(jiàn)面簽字；
（四）檔案材料一律用藍(lán)、黑鋼筆填寫；
（五）學(xué)生檔案要按規(guī)定填寫齊全。學(xué)生因某種原因提前離?；蛲藢W(xué)，要將有關(guān)材料及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得將其有關(guān)材料隨意銷毀或丟失；
（六）凡按規(guī)定由個(gè)人填寫的材料，在署名時(shí)必須填寫本人戶口法定姓名且要與錄取名冊(cè)相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不得更改。
第五章 學(xué)生檔案的查閱
第九條 因工作需要查閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定：
（一）查閱、借閱學(xué)生檔案者須是學(xué)生所在班主任，要按查閱、借閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自查閱、借閱學(xué)生檔案。
（二）任何學(xué)生不得查閱或借閱本人或他人檔案。
（三）檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要由借閱單位填寫《借閱檔案審批表》，說(shuō)明理由，注明歸還時(shí)間，并經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。
第六章 學(xué)生檔案的提取
第十條 畢業(yè)生檔案必須由畢業(yè)生本人領(lǐng)?。磕甑木旁鲁鹾腿鲁酰?。
第十一條 學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國(guó)或死亡必須由學(xué)生本人或委托其親屬持領(lǐng)取人和委托人有效證件到檔案室登記領(lǐng)取。
第十二條 提取學(xué)生檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
（一）學(xué)生檔案必須經(jīng)嚴(yán)格密封蓋章。
（二）轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，嚴(yán)禁扣留材料或分批轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。
（三）檔案轉(zhuǎn)遞負(fù)責(zé)人要做好詳細(xì)的檔案轉(zhuǎn)遞記錄。
第七章 檔案的保管與丟失處理
第十三條 學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)檔案須在三個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)出，學(xué)校原則上不負(fù)責(zé)保管，如有特殊情況，檔案需在學(xué)校保存的，可填寫《檔案暫存申請(qǐng)表》，由主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可由學(xué)校學(xué)生處暫時(shí)代為保管。保管最長(zhǎng)期限為兩年。
第十四條 保留學(xué)籍的出國(guó)、參軍的學(xué)生，其檔案可按有關(guān)規(guī)定辦理。
第十五條 凡未按規(guī)定期限轉(zhuǎn)出的檔案，學(xué)校收取檔案保管費(fèi)。
第十六條 丟失檔案，原則不予補(bǔ)辦。如有特殊情況，學(xué)生本人攜帶畢業(yè)證、身份證并填寫《檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可補(bǔ)辦。補(bǔ)辦的檔案僅有學(xué)籍復(fù)印件。
第八章 附 則
第十七條 本制度適用于我校全日制在校統(tǒng)招學(xué)生。
第十八條 本制度由學(xué)生管理科負(fù)責(zé)解釋。
第十九條 本制度自2016年1月1日起試行。
